Enchanté de vous rencontrer, je m'appelle Ethan Brown, j'ai 34 ans et je suis actuellement à la tête de ma propre entreprise. Je suis également conseillère pour deux autres entreprises. En d'autres termes, je travaille avec 3 organisations différentes et j'ai donc 3 plannings à gérer. Plus exactement 4, si vous comptez mon calendrier personnel.
Pour expliquer mon quotidien professionnel, imaginez-moi en train de jongler avec trois balles, chacune représentant une entreprise différente. En même temps, j'essaie de répondre à un appel téléphonique important et une nouvelle notification apparaît.
Cela ressemble-t-il à votre vie quotidienne ? Si vous avez souvent l'impression que chaque journée de travail se transforme en une lutte sans fin pour ne pas perdre une de ces balles, vous n'êtes pas seul. Je connais ce sentiment.
Pourtant, c'est bouleversant. Il ne s'agit pas de compétences manquantes, mais simplement du fait que vous n'avez pas encore trouvé les bons outils ou adopté les méthodes éprouvées.
Je ne prétends pas que vous aurez des compétences supplémentaires lorsque vous aurez fini de lire cet article. Mais je vous garantis que vous saurez quel outil choisir pour gérer vos calendriers.
Au fait, Étude Pulse 2020 montre que, selon les chefs d'entreprise, le facteur de succès numéro un est l'agilité organisationnelle (35 %), suivie par le choix des bonnes technologies dans lesquelles investir (32 %) et l'acquisition des compétences nécessaires (31 %).
Alors, au lieu de prendre une douche froide, d'écrire vos trois minutes de remerciement et de ressasser vos 10 minutes d'inspiration, suivez-moi pendant que je vous explique tout ce dont vous avez besoin pour y parvenir.
Problèmes courants liés à la répartition de votre temps entre différentes entreprises
Je travaille avec différentes organisations depuis plusieurs années. Le défi est de développer mon activité tout en restant efficace pour mes clients. Au fil du temps, j'ai identifié quatre problèmes courants liés à l'organisation et à la planification : équilibrer plusieurs calendriers, éviter les doubles réservations, gérer les tâches de planification manuellement et enfin gérer la complexité des outils technologiques.
Problème 1 : gestion de plusieurs calendriers
Je pense que le problème qui a le plus pourri ma vie était de regarder continuellement mes 4 calendriers l'un après l'autre.. C'était épuisant et stressant ! Je parle au passé, car j'ai résolu ce problème avec Synchroniser les calendriers.
C'est un outil très simple qui permet de synchroniser mes différents calendriers depuis mon compte Gmail. Par conséquent, je n'ai plus besoin de regarder 4 blocs différents lors de la planification.
Avant, lorsque je voulais planifier un rendez-vous avec mon comptable, je devais ouvrir tous mes calendriers un par un pour vérifier que l'horaire que j'avais choisi était gratuit. Mais, comme vous le savez, le temps est un luxe que je n'ai pas ! Maintenant, j'ouvre un calendrier, et je peux voir immédiatement si je suis disponible sur les autres calendriers, car ils sont tous synchronisés.
💡Le petit plus de SyncThemCalendars : la synchronisation en temps réel. Inutile d'attendre une minute : dès que j'apporte une modification à mon calendrier source, je peux la voir sur mes autres calendriers cibles.
C'est aussi simple que cela. Il suffit de configurer une synchronisation unique en 5 clics :
- Étape #1 : connectez-vous avec votre adresse Gmail principale, qui sera spécifiée comme votre « calendrier source ».
- Étape #2 : connectez-vous avec votre compte Gmail secondaire (votre « calendrier cible ») avec lequel vous souhaitez synchroniser votre compte Gmail principal.
- Étape #3 : Une fois connecté à tous les calendriers Google que vous souhaitez synchroniser, un simple clic suffit pour démarrer le processus de synchronisation. Vous avez la possibilité de fusionner jusqu'à cinq comptes Gmail. Chaque paramètre de synchronisation est personnalisable, ce qui vous permet de choisir les détails spécifiques à copier sur les calendriers, tels que le résumé de l'événement, sa description, son emplacement, sa visibilité, les rappels et même la couleur de l'entrée du calendrier.
- Étape #4 : il n'y a pas d'étape 4.
Problème 2 : éviter les doubles réservations
Ce problème est directement lié au problème précédent : si je partage plusieurs calendriers avec plusieurs clients ou équipes, ils ont tous besoin de savoir exactement quand je suis disponible ou indisponible.
Cela a été un énorme problème pour moi : à plusieurs reprises, je me suis retrouvé avec des réservations doubles sur des calendriers différents. Le résultat ? J'ai perdu des clients ou j'ai réduit la vélocité de mon équipe. Honnêtement, je ne peux pas leur en vouloir. Mon manque d'organisation a menacé ma crédibilité professionnelle. Qui voudrait travailler avec un consultant qui ne peut pas gérer lui-même son emploi du temps ? Pas moi, c'est sûr.
Désormais, lorsque j'ajoute un événement à un calendrier, il se synchronise instantanément avec le calendrier principal. Si l'événement est déplacé ou supprimé, il disparaît également de mon calendrier principal. Je décide quels champs d'événements synchroniser à partir de chaque calendrier et j'utilise des couleurs pour déterminer rapidement de quel calendrier provient la synchronisation.
Aujourd'hui, je suis à la fois plus efficace en tant que consultante mais aussi en tant que chef d'entreprise : aligner tous mes calendriers me simplifie la vie au quotidien.
Problème 3 : Temps perdu à cause de la planification manuelle sur plusieurs calendriers
Je change d'avis : c'était le problème le plus insupportable. Planification manuelle des rendez-vous et des réunions sur plusieurs calendriers :
- est fastidieux. Vous voyez les tâches que vous reportez indéfiniment parce que vous n'avez pas envie de les faire ?
- est prend beaucoup de temps. Chaque minute passée à ajuster manuellement les horaires est une minute perdue qui aurait pu être utilisée pour des tâches plus productives.
- augmente le risque d'erreur humaine.
À mon avis, l'automatisation est la solution pour réduire le temps perdu dans la planification manuelle. L'impact sur la santé mentale ne doit pas être sous-estimé ! Le fardeau mental lié au fait de suivre plusieurs horaires peut être accablant, ce qui entraîne une augmentation du stress et de l'épuisement professionnel. Cela m'est arrivé. Avant, je passais tellement de temps à vérifier et à revérifier mes calendriers, dans la peur constante de manquer une réunion importante ou de dupliquer des événements.
Je n'ai plus ce problème. SyncThemCalendars simplifie la gestion de mes multiples engagements, et il rétablit également un certain équilibre dans ma vie professionnelle en me permettant pour se concentrer sur ce qui est vraiment important plutôt que de se perdre dans les détails administratifs.
Problème 4 : Complexité des outils
Je pense que c'est le point fort de SyncThemCalendars. Elena Mora a écrit : « C'est tout ce que nous faisons, et nous le faisons bien. »
Je suis d'accord : les fonctionnalités sont conçues spécifiquement pour un usage particulier et l'outil le fait efficacement. Les outils de synchronisation des calendriers sont nombreux en 2024. Il y en a d'excellents. Le problème commun à bon nombre de ces outils est leur complexité d'utilisation, comme l'explique Elena dans l'article Les 5 meilleures applications de synchronisation de calendriers en 2024.
Donc, SyncThemCalendars est un outil très simple à configurer et à utiliser. Je n'ai pas besoin de connaissances techniques, et heureusement non, car mes véritables compétences se situent ailleurs. En quelques clics, je mets en place une synchronisation unique et entièrement personnalisable dès mon inscription. Simple, rapide, efficace, sans perte de temps.
Meilleures pratiques pour gérer plusieurs calendriers
Je vous donne ici les trois meilleurs conseils que j'aurais aimé entendre il y a quelques années. Certaines semblent si simples, mais elles sont si importantes !
Protégez votre vie privée
Synchroniser différents calendriers ne signifie absolument pas renoncer à votre vie privée ! Je choisis les événements que je souhaite voir apparaître sur mes calendriers en personnalisant la synchronisation.
Sans aucun doute, mon cas d'utilisation préféré est de pouvoir réserver des événements familiaux ou des indisponibilités dans mon calendrier personnel et de bloquer automatiquement le créneau horaire dans mon calendrier de travail. De plus, je peux choisir de masquer les données de l'événement. De cette façon, personne ne peut savoir si je vais chez le dentiste ou chez le médecin.
Je peux modifier les champs « Résumé », « Description » et « Emplacement », par exemple en « Non disponible ». Voici ce que je vois dans mon calendrier personnel :
Voici ce que voit mon client ou mes collègues :
Super, n'est-ce pas ?
Travaillez avec vos collègues partout dans le monde
C'est un cas d'utilisation que j'ai découvert il y a quelques mois : j'ai étendu mon activité au-delà des États-Unis. Je travaille désormais avec des clients anglais et australiens. C'est une bonne chose pour les affaires, mais les différents fuseaux horaires ont compliqué les choses au début. Je cherchais depuis longtemps une solution qui synchroniserait automatiquement les calendriers entre les fuseaux horaires, me permettant d'automatiser la prise de rendez-vous entre les différents fuseaux horaires. C'était un soulagement de trouver SyncThemCalendars.
Réservez du temps pour vous
C'est mon dernier conseil, et peut-être le plus essentiel. En effet, comme je bloque du temps pour travailler sur une tâche précise, je brise le cycle des interruptions et des distractions, ce qui me permet de me concentrer sur les tâches les plus importantes.
D'autres experts le confirment. Kevin Kruse, auteur de 15 secrets que les personnes qui réussissent connaissent sur la gestion du temps, estime que les professionnels les plus performants n'utilisent pas de listes de tâches, mais discutent plutôt de la façon dont ils organisent leurs calendriers.
C'est ce que je fais, et la façon dont j'organise mes calendriers me permet de libérer du temps pour travailler efficacement. Je suis consultant et entrepreneur : si je ne me donne pas ce temps, personne d'autre ne le fera.
PS : il y a aussi vraiment de bonnes ressources sur l'aventure multi-entreprises disponible sur le breakfastleadership.com site web. Je le recommande vivement !
