Il y a quelque temps, j'étais vraiment contrarié. Si vous m'avez déjà lu, vous savez déjà que je travaille pour de nombreux différentes entreprises et que j'ai évidemment plusieurs calendriers à gérer.
J'ai donc voulu synchroniser plusieurs calendriers Outlook ensemble. Quand j'ai demandé à Chat GPT 4 si c'était possible, voici ce qu'il m'a répondu :
« Oui, il est possible de combiner plusieurs calendriers Outlook. » Est-il sérieux ? 🤨 Sommes-nous d'accord pour dire que ce n'est pas le but de la synchronisation ? J'écrirai un article spécifique plus tard pour tout comprendre sur la synchronisation.
Mais ma priorité aujourd'hui est d'expliquer ce que j'ai compris à propos de la synchronisation entre les différents calendriers Outlook. Alerte spoiler : Outlook ne propose pas cette fonctionnalité. Pas plus Google Agenda, d'ailleurs. Je vais donc partager ma solution avec vous.
Pourquoi dois-je synchroniser mes différents calendriers Outlook ?
J'en ai besoin pour me simplifier la vie, tant au niveau de la gestion du temps que de la collaboration avec mes clients.
Simplifier la gestion de mon temps
C'est incroyable de voir à quel point les mauvais outils peuvent entraver ma capacité à travailler. Voici certains des problèmes que j'ai rencontrés :
- Perte de temps: Je perds beaucoup de temps à ouvrir chaque calendrier l'un après l'autre. Cela m'exaspère et me rend moins efficace. De plus, je perds également du temps à rechercher des solutions inefficaces, à regarder des didacticiels de configuration d'Outlook ou à lire les informations de support Microsoft.
- L'impossibilité de synchroniser un calendrier Outlook avec un calendrier Google : non, je ne choisis pas les « calendriers » de mes clients ! Je travaille avec Outlook, mais de nombreux clients préfèrent utiliser Google Agenda. Ils ne vont pas créer un nouveau calendrier pour moi, n'est-ce pas ?
Simplifier la collaboration avec mes clients et mes collègues
La planification manuelle de chaque rendez-vous et événement est non seulement chronophage, mais elle est également source d'erreurs. Le risque de doublons et de chevauchements d'événements est constant. Croyez-moi, cela m'est déjà arrivé : rien de tel pour miner votre crédibilité aux yeux de vos collègues ! Si je n'arrive pas à gérer mon propre emploi du temps, comment voulez-vous qu'ils me fassent confiance pour le reste ?
Je vais arrêter de râler. Avant d'expliquer ma solution, passons en revue les différentes possibilités offertes par Outlook, que Chat GPT considère à tort comme une synchronisation multiplateforme.
Les limites d'Outlook
Voici ce que Perspectives le fait vraiment. Pour ne pas être de mauvaise foi, il y a des possibilités. Ce n'est pas ce dont j'ai besoin, mais c'est là.
Superposition de calendrier
La superposition du calendrier est une fonctionnalité purement visuelle: il propose une vue combinée mais ne synchronise pas les calendriers entre eux. Chaque calendrier reste distinct et les modifications apportées à un calendrier ne sont pas automatiquement répercutées dans les autres.
Une seule vue, plusieurs calendriers: les événements de chaque calendrier apparaissent les uns au-dessus des autres, avec des couleurs différentes pour chaque calendrier, ce qui vous permet de voir où les événements se chevauchent.
La prise en charge varie selon votre version d'Outlook et est expliquée sur la page de support Microsoft Afficher plusieurs calendriers en même temps dans Outlook.
Création d'un groupe de calendriers
Semblable à la fonction précédente, mais avec une différence. La création d'un groupe de calendriers ne fusionne pas visuellement les calendriers de la même manière que la superposition. Au lieu de cela, cette fonctionnalité ouvre plusieurs calendriers qui s'affichent côte à côte (ou dans des onglets séparés, en fonction de votre configuration d'affichage). Chaque calendrier reste dans sa propre section de l'écran, ce qui vous permet de comparer les calendriers sans les mélanger visuellement.
La superposition est particulièrement utile pour évaluer la disponibilité globale et les conflits potentiels entre les événements de différents calendriers, tandis que la visualisation des groupes est utile pour maintenir une séparation claire, afficher les calendriers en parallèle et faciliter la gestion de plusieurs calendriers qui n'impliquent pas de comparaison directe d'événements qui se chevauchent.
Dans les deux cas, ce sont des options de visualisation simples qui ne m'intéressent pas : j'ai besoin d'inscrire un événement sur tous mes calendriers.
Partager le calendrier
Vous pouvez partager votre calendrier avec d'autres utilisateurs d'Outlook. En ajustant les autorisations, vous pouvez contrôler qui peut consulter ou modifier le calendrier. Elena l'a détaillé dans un article complet sur la compréhension d'Outlook.
Par exemple, cela m'est utile en tant que PDG, car mon assistant peut voir quand je suis libre et prendre des rendez-vous.
Le problème, c'est que pour qu'un client prenne rendez-vous directement avec moi, Je devrais leur accorder un niveau d'autorisation très élevé, celui de modifier mon calendrier, et je n'aime pas cette idée.
Importer et exporter des calendriers
Pour synchroniser les événements d'un calendrier à l'autre, vous pouvez utiliser les fonctions d'importation et d'exportation. Exportez le calendrier d'origine au format .ics, puis importez-le dans le calendrier cible.
Le problème est que vous ne pouvez afficher que ce calendrier, pas le modifier directement dans Outlook. C'est comme prendre une photo.
J'espère avoir entendu dire que SyncThemCalendars préparait quelque chose...
TAQUINERIE :
