Google Calendar VS Outlook Calendar: Welcher ist die richtige Wahl für 2026?

Ich glaube, wenn ich diese Frage irgendwie zu Geld machen könnte, wäre ich Millionär!

Wie wäre es mit einem Blick auf die Nutzerzahlen? Vielleicht würde das helfen. Statistiken zu Google Calendar zeigen laut Patronum, dass das Tool über 500 Millionen monatlich aktive Nutzer hat. Wissen Sie was? Wir finden fast die gleiche Statistik für Outlook. Ich beziehe mich hier allgemein auf Outlook, da diese Anwendung auch Messaging umfasst.

Laut Exploding Topics hat Microsoft Office 365, das den Outlook Calendar beinhaltet, etwa 45 % des Marktes für Produktivitätssoftware, und Google Workspace liegt bei etwas über 50 %.

Wir kommen hier nicht weiter, oder? Ich sage es Ihnen direkt: Wenn diese beiden Tools in etwa gleich stark genutzt werden, dann deshalb, weil beide sehr gut sind. Das beste Tool ist dasjenige, das an Ihre eigene Situation und Ihre Bedürfnisse angepasst ist.

Hier ist das, was wirklich zählt:

• Google Calendar und Outlook bieten ähnliche Kernfunktionen, unterscheiden sich jedoch in der Benutzerfreundlichkeit und im Ökosystem.
• Die externe Zusammenarbeit ist mit Google einfacher, die interne mit Microsoft stärker.
• Keines der Tools bietet eine echte Kalendersynchronisierung über Plattformen hinweg.
• Outlook ist leistungsfähiger, aber komplexer; Google ist intuitiver, aber eingeschränkter.
• Ihre Wahl sollte von Ihren Tools, Ihren Kunden und Ihrem Arbeitsablauf abhängen, nicht nur von den Funktionen.

Was Reddit-Nutzer sagen

Reddit-Nutzer liefern oft den Hintergrund für die Frage, ob man sich für Google Calendar oder Outlook Calendar entscheiden soll.

Berücksichtigen Sie Ihre aktuellen Tools

Es ist logisch: Wenn Sie bereits Tools aus der Google Workspace-Suite verwenden, ist es sinnvoller, Google Calendar zu nutzen. Microsoft-Tools lassen sich hervorragend untereinander integrieren, ebenso wie Google-Tools untereinander. Suchen Sie nicht nach Komplexität.

Zusammenarbeit

Dies ist ein Bereich, in dem Nutzer Google-Tools zu bevorzugen scheinen:

Ich fand Google Calendar einfacher für die Zusammenarbeit und das Teilen mit anderen als Outlook. […] Die Zusammenarbeit in Office 365 ist großartig, solange man mit Leuten in der eigenen Organisation arbeitet.

💡 Die Frage, die Sie sich stellen sollten: Arbeiten Sie intern oder extern zusammen? Google Calendar scheint besser für die Herausforderung der Zusammenarbeit mit Externen geeignet zu sein.

Kalenderverwaltung für vielbeschäftigte Familien

Einige Nutzer benötigen eine Lösung, um ihr Familienleben zu verwalten und die Aktivitäten ihrer Kinder in ihre Kalender zu integrieren.

💡 Die Frage, die Sie sich stellen sollten: Welchen Kalender nutzen die Schulen Ihrer Kinder? Wenn die Schulen Google Calendar verwenden, könnte es eine gute Idee sein, diesen ebenfalls zu wählen, um eine bessere Kompatibilität zu gewährleisten.

Vergleich zwischen Google Calendar und Outlook Calendar

Kalender teilen

Outlook Calendar und Google Calendar bieten sehr ähnliche und sehr begrenzte Freigabeoptionen. Einfach ausgedrückt können Sie Personen einladen, Ihren Kalender zu anzeigen oder zu bearbeiten.

Bei beiden Kalendern können Sie Personen einladen, Ihren Kalender einzusehen oder zu bearbeiten, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben. Beim Teilen können Sie verschiedene Berechtigungsstufen festlegen:

• Zum Anzeigen des Kalenders gibt es 2 Berechtigungsstufen für Google und 3 Stufen für Outlook.
• Zum Bearbeiten des Kalenders gibt es jeweils 2 Berechtigungsstufen.

Innerhalb Ihrer Organisation ist das Teilen von Kalendern sehr unkompliziert, egal ob für Google Workspace- oder Microsoft 365-Nutzer. Diese Optionen sind für Outlook Calendar fortgeschrittener, da es häufig in Umgebungen bevorzugt wird, in denen andere Microsoft-Tools (wie Teams und OneDrive) intensiv genutzt werden.

Sie können auch einen öffentlichen Link für Ihre Google- oder Outlook-Kalender erstellen, sodass jeder ohne Google- oder Microsoft-Konto diese einsehen kann.

💡 Wenn Sie auch Apple-Geräte verwenden, kann die Synchronisierung von iCloud mit Google Calendar schnell zu einer weiteren Herausforderung werden.

Kalendersynchronisierung

Die Synchronisierung zwischen zwei Kalendern ist das Kopieren von Ereignissen von einem Kalender in den anderen. Lassen Sie mich eines ganz klar sagen: Diese Funktionalität existiert nicht. Sie können verschiedene Kalender anzeigen oder sogar verschiedene Kalender in einer einzigen Ansicht überlagern, aber Sie können definitiv nicht zwei Kalender miteinander synchronisieren.

Das bedeutet, wenn Sie mit 3 Kalendern arbeiten und möchten, dass ein Ereignis in allen drei angezeigt wird, müssen Sie diese einzeln öffnen und das Ereignis manuell hinzufügen.

Um eine echte Synchronisierung zu erreichen, müssen Sie Anwendungen von Drittanbietern wie SyncThemCalendars verwenden.

Meeting-Koordination

Auch hier sind sich die beiden Kalender sehr ähnlich. Sie ermöglichen es Ihnen, Meeting-Ereignisse mit wenigen Klicks zu erstellen, Online-Meeting-Tools (Google Meet, Teams) zu integrieren und die Verfügbarkeit von Gästen zu prüfen.

Outlook Calendar bietet einen fortgeschritteneren Planungsassistenten, der die Koordination der Zeitpläne der Teilnehmer erleichtert, was besonders für große Organisationen nützlich ist. Die Funktionalität zur Überprüfung der Verfügbarkeit von Gästen wird in Google Calendar oft als intuitiver und flüssiger empfunden.

💡 Wenn Zusammenarbeit für Sie entscheidend ist, kann das Wissen, wie man einen Google Calendar richtig teilt, einen großen Unterschied in der täglichen Koordination machen.

Kalender-App oder Desktop-Kalender?

Microsoft Outlook und Google Calendar sind beide in verschiedenen Formaten verfügbar:

1. Webanwendung: Diese Online-Version ist über einen Webbrowser zugänglich.
2. Mobile Anwendung für iOS- und Android-Geräte.

Es gibt jedoch eine dritte Form, die nur Outlook betrifft: die Desktop-Anwendung, die lokal auf einem Computer installiert wird. Der Hauptvorteil dieser Anwendung ist, dass ihre Leistung der von Google Calendar überlegen ist (erweiterte Such- und Sortierfunktionen, Personalisierung, Reaktionsfähigkeit).

Offline-Zugriff

Das ist ein interessantes Kriterium! Beide Kalender können sowohl online als auch offline aufgerufen werden. Um den Kalender jedoch mit anderen zu teilen oder auf Funktionen zur Zusammenarbeit zuzugreifen, müssen Sie eine Internetverbindung herstellen.

Für den Offline-Zugriff nutzen Sie:

• Die Desktop-Anwendung für Outlook. Der Zugriff ist nativ in die Desktop-Anwendung integriert.
• Den Chrome-Browser für Google Calendar. Entgegen dem, was man manchmal liest, erfordert der Offline-Zugriff auf Google Calendar im Jahr 2024 keine Installation einer speziellen Erweiterung mehr! Er kann direkt in den Einstellungen von Google Calendar aktiviert werden, wenn Sie den Chrome-Browser verwenden.

Beachten Sie, dass die offline verfügbaren Funktionen bei beiden Kalendern nicht identisch sind. Bei Outlook sind sie umfassender, d. h. Sie haben Zugriff auf lokale Benachrichtigungen oder Erinnerungen. Bei Google hingegen sind sie begrenzter, da Sie keine E-Mail-Benachrichtigungen mehr erhalten.

Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung (UI/UX)

Benutzerfreundlichkeit

Die Oberfläche von Outlook Calendar wird oft als effizient angesehen, kann aber auf neue Benutzer komplex wirken, während die von Google Calendar minimalistisch und intuitiv ist.

Zum Beispiel kann die Lernkurve bei Outlook aufgrund der Fülle an Funktionen und Konfigurationsoptionen steiler sein, während sie bei Google Calendar relativ flach ist.

Anpassung

Designs und Farben: Es ist alles gleich. Beide Kalender ermöglichen die Anpassung mit farbcodierten Ereigniskategorien, was hilft, verschiedene Arten von Aktivitäten zu organisieren und visuell zu unterscheiden. Was das Design betrifft, so kann es bei Outlook angepasst werden, und bei der Desktop-Anwendung sogar noch umfangreicher. Google Calendar bietet die Möglichkeit, das allgemeine Design (hell oder dunkel) zu ändern und von anderen Benutzern erstellte Designs zu importieren.

Ansichtsmodi: Outlook Calendar bietet 5 verschiedene Modi zur Ansicht Ihres Kalenders (Tagesansicht, Arbeitswochenansicht, Vollwochenansicht, Monatsansicht und Agenda-Ansicht) und Google Calendar bietet 6 verschiedene Modi (Tag, Woche, Monat, Jahr, Planung oder 4-Tage-Ansicht).

Grundlegende Funktionen

Erstellung und Verwaltung von Ereignissen

Die beiden Kalender funktionieren sehr ähnlich. Einige subtile Unterschiede können jedoch Ihre Wahl beeinflussen:

• Anhangsintegration: Outlook ermöglicht es Ihnen, Anhänge direkt von Ihrem Computer hinzuzufügen, während Google Calendar es Ihnen ermöglicht, Dateien aus Google Drive hinzuzufügen.
• Automatische Vorschläge: Google Calendar bietet automatische Vorschläge für Ereignistitel, Orte und Kontakte.
• Wiederherstellung gelöschter Ereignisse: Google Calendar verfügt über einen Papierkorb zur Wiederherstellung gelöschter Ereignisse, eine Funktion, die in Outlook nicht verfügbar ist.

Anrufe und Benachrichtigungen

• Benachrichtigungstypen: Outlook verwendet Pop-up-Benachrichtigungen, die auf einem Desktop besser sichtbar sein können, während Google Calendar Push-Benachrichtigungen verwendet, die besser für mobile Geräte geeignet sind.
• SMS-Benachrichtigungen: Google Calendar bietet SMS-Benachrichtigungen, was für Benutzer ohne ständigen Internetzugang nützlich sein kann.
• Erinnerungen: In Google Calendar können sie mit Google Keep und Google Assistant synchronisiert werden.
• Standardbenachrichtigungen: Nur Google Calendar ermöglicht es Ihnen, Standardbenachrichtigungen für alle neuen Ereignisse festzulegen.

Sicherheit und Datenschutz

Beide Dienste bieten eine starke Verschlüsselung und fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Benutzerdaten. Google bietet eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, während Microsoft eine Multi-Faktor-Authentifizierung anbietet, um die Sicherheit des Benutzerkontos zu erhöhen. Ihre jeweiligen Datenschutzrichtlinien sind streng und darauf ausgerichtet, Benutzerdaten zu schützen, ohne sie an Dritte zu verkaufen. In ihren kostenlosen Versionen bieten weder Outlook Calendar noch Google Calendar erweiterte Compliance-Funktionen, die hauptsächlich in ihren kostenpflichtigen professionellen Versionen verfügbar sind.

Preis

Beide Dienste bieten kostenlose Versionen mit grundlegenden Funktionen, die für die meisten Einzelnutzer ausreichen.

Google Workspace und Microsoft 365 bieten kostenpflichtige Abonnements für Geschäfts- und Unternehmenskunden mit zusätzlichen Funktionen und mehr Speicherplatz. In diesem Fall sind ihre Grundtarife vergleichbar, obwohl Microsoft 365 eine größere Vielfalt an Plänen bietet, die auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind, einschließlich Familienoptionen und spezifischer Pläne für Office-Anwendungen.

Nachdem wir die Vergleichspunkte zwischen den beiden Tools überprüft haben, werfen wir einen genaueren Blick auf jedes von ihnen.

Google Calendar

Highlights

• Integration mit Google-Tools.
• Einfache, intuitive Handhabung.
• Plattformübergreifende Kompatibilität: Google Calendar ist auf einer Vielzahl von Plattformen (Web, Android und iOS) zugänglich und lässt sich problemlos über mehrere Geräte, Plattformen und Betriebssysteme hinweg synchronisieren.
• Option, Eingeladene daran zu hindern, andere Personen einzuladen. Wenn ein Teilnehmer, der Google Calendar und Outlook verwendet, das Meeting aus Outlook weiterleitet, wird die Person, die die weitergeleitete Einladung erhält, nicht zum Ereignis hinzugefügt, selbst wenn sie diese in Outlook akzeptiert.

Schwachpunkte

• Eingeschränkte Integration mit anderen Tools als Google.
• Eingeschränkter Offline-Zugriff mit eingeschränktem Zugriff auf Ereignisse und keine Möglichkeit, Ereignisse ohne Internetverbindung zu erstellen oder zu ändern.
• Weniger Anpassungsoptionen als Outlook Calendar.
• Eingeschränkte Planungsfunktionalität, wodurch es weniger für komplexe Planungsanforderungen geeignet ist.

Outlook Calendar

Highlights

• Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen.
• Offline-Zugriff, der als eine der am meisten geschätzten Funktionen von Outlook angesehen werden kann.
• Verwaltung der Verfügbarkeit und Reservierung von Besprechungsräumen, besonders nützlich für große Organisationen.
• Umfassender Benutzersupport mit FAQs, Forum, telefonischem Support und Instant Messaging.

Schwachpunkte

• Zu viele verschiedene Versionen, jede mit ihren eigenen spezifischen Funktionen.
• Weniger plattformübergreifende Unterstützung. Die volle Funktionalität wird am besten auf Windows-Geräten erlebt.
• Lernkurve: Erweiterte Funktionen und Anpassungsoptionen im Outlook-Kalender können einige Zeit in Anspruch nehmen, bis sie vollständig verstanden sind, insbesondere für neue Benutzer.
• Weniger Funktionen für die Zusammenarbeit.

Fazit: Welcher Kalender ist der beste, Google oder Microsoft?

Lassen Sie mich klar sein: Die Wahl zwischen Google Calendar und Outlook Calendar ist keine Frage der intrinsischen Qualität, sondern vielmehr eine Frage des Tools, das:

• Ihre Arbeitsweise am besten ergänzt,
• sich in die Tools integriert, die Sie bereits verwenden,
• Ihre spezifischen Bedürfnisse erfüllt.

Da beide Kalender kostenlose Versionen anbieten, ist es ratsam, beide zu testen, um zu sehen, welcher am besten zu Ihren Arbeitsgewohnheiten und persönlichen Vorlieben passt. Verwenden Sie sie eine Zeit lang gleichzeitig, um zu sehen, welcher am besten mit Ihrem Alltag synchronisiert.

FAQ

Warum nutzen Leute Outlook anstelle von Gmail?

Weil sie bereits im Microsoft-Ökosystem sind, so einfach ist das. Wenn Ihr Unternehmen Teams, Excel, OneDrive und Microsoft 365 verwendet, passt Outlook einfach besser. Es ist auch leistungsfähiger für komplexe Umgebungen (große Teams, Besprechungsräume, Berechtigungen). Gmail ist einfacher, aber Outlook ist oft die Standardwahl, wenn es ernst oder strukturiert wird.

Schafft Google Outlook ab?

Nein, und diese Idee ergibt nicht wirklich Sinn. Google und Microsoft sind direkte Konkurrenten. Google schafft Outlook nicht mehr ab, als Microsoft Gmail abschafft. Beide Ökosysteme sind riesig, profitabel und werden bleiben. Wenn überhaupt, treibt der Wettbewerb beide Tools dazu an, sich zu verbessern.

Ist Google Calendar der beste Kalender?

Für Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit, ja, Google Calendar ist schwer zu schlagen. Er ist sauber, intuitiv und funktioniert hervorragend auf allen Geräten. Aber “am besten” hängt von Ihrem Kontext ab: Wenn Sie erweiterte Planung, tiefe Integrationen in Geschäftstools benötigen oder in einer Microsoft-Umgebung arbeiten, kann Outlook die bessere Wahl sein.

Warum nutzt jeder Google Calendar?

Weil er todsicher einfach ist und bereits mit allem verbunden ist. Wenn Sie ein Gmail-Konto haben, verwenden Sie im Grunde standardmäßig Google Calendar. Er ist einfach zu teilen, einfach zugänglich und funktioniert gut für den persönlichen und beruflichen Gebrauch. Für die meisten Menschen erledigt er einfach die Arbeit ohne Reibungsverluste, und deshalb gewinnt er.