Assistent für die Sichtbarkeit von Outlook-Kalendern

Öffnen Sie die Kalenderansicht und klicken Sie in der Symbolleiste auf "Freigeben", oder klicken Sie mit der rechten Maustaste im linken Bereich auf den Kalender und wählen Sie "Freigabe und Berechtigungen".

Wählen Sie den Kalender aus, den Sie freigeben möchten, und geben Sie dann den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein.

Wählen Sie die Berechtigungsstufe: "Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin", "Kann Titel und Orte anzeigen", "Kann alle Details anzeigen", "Kann bearbeiten" oder "Stellvertreter".

Klicken Sie auf "Freigeben". Die Person erhält eine E-Mail-Einladung, und der Kalender erscheint in ihrem Outlook, sobald sie diese akzeptiert.

Klicken Sie in der Kalenderansicht auf dem Start-Menüband auf "Kalender freigeben" und wählen Sie den Kalender aus.

Klicken Sie im sich öffnenden Dialogfeld "Kalendereigenschaften" auf "Hinzufügen..." und wählen Sie die Person aus dem Adressbuch aus.

Wählen Sie bei markiertem Namen eine Berechtigungsstufe in der Liste darunter aus und klicken Sie auf OK.

Die Person erhält eine Freigabeeinladung per E-Mail, und der Kalender erscheint nach der Annahme unter "Freigegebene Kalender".

Klicken Sie in der Kalenderansicht bei gedrückter Control-Taste auf den Kalender in der Seitenleiste und wählen Sie "Freigabeberechtigungen..." (im klassischen Outlook für Mac: "Kalenderberechtigungen" im Menüband).

Klicken Sie auf "Benutzer hinzufügen", suchen Sie nach der Person und wählen Sie sie aus.

Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus und speichern Sie. Die Person erhält eine Einladung zur Bestätigung.

Klicken Sie auf Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → "Kalender" → "Freigegebene Kalender".

Wählen Sie unter "Kalender veröffentlichen" den Kalender aus und legen Sie fest, wie viel angezeigt werden soll: "Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin", "Kann Titel und Orte anzeigen" oder "Kann alle Details anzeigen".

Klicken Sie auf "Veröffentlichen". Outlook generiert zwei Links: einen HTML-Link (lesbar in jedem Browser) und einen ICS-Link (zum Abonnieren in anderen Kalender-Apps).

Senden Sie einen der Links. Jeder, der ihn besitzt, kann den Kalender ohne Anmeldung einsehen.

Das klassische Outlook für Windows kann einen Kalender nicht selbst veröffentlichen. Dies erfolgt über Outlook im Web.

Melden Sie sich unter outlook.office.com (geschäftlich/schulisch) oder outlook.com (privat) an und öffnen Sie Einstellungen → Kalender → "Freigegebene Kalender".

Veröffentlichen Sie dort den Kalender und kopieren Sie den HTML- oder ICS-Link. Da es sich um dasselbe Postfach handelt, enthält der veröffentlichte Kalender alles, was Sie im klassischen Outlook sehen.

Outlook für Mac kann ebenfalls keinen öffentlichen Link veröffentlichen. Verwenden Sie Outlook im Web.

Melden Sie sich unter outlook.office.com (geschäftlich/schulisch) oder outlook.com (privat) an und öffnen Sie Einstellungen → Kalender → "Freigegebene Kalender".

Wählen Sie unter "Kalender veröffentlichen" den Kalender und die Detailstufe aus, klicken Sie auf "Veröffentlichen" und kopieren Sie den HTML- oder ICS-Link.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste im linken Bereich auf Ihren Kalender und wählen Sie "Freigabe und Berechtigungen".

Suchen Sie bei einem Geschäfts- oder Schulkonto den Eintrag "Personen in meiner Organisation" und stellen Sie ihn auf "Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin".

Stufen Sie auch individuell freigegebene Personen auf "Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin" herunter, falls diese keine Details sehen sollen.

Veröffentlichen Sie öffentlich? Wählen Sie unter Einstellungen → Kalender → "Freigegebene Kalender" die Stufe "Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin" als Veröffentlichungsgrad.

Klicken Sie auf dem Start-Menüband auf "Kalenderberechtigungen", um die Registerkarte "Berechtigungen" zu öffnen.

Wählen Sie den Eintrag "Standard". Dieser bestimmt, was jeder in Ihrer Organisation sieht.

Setzen Sie die Berechtigungsstufe auf "Zeit, frei/gebucht" (oder "Zeit, frei/gebucht, Betreff, Ort", falls Titel in Ordnung sind).

Klicken Sie auf OK. Einträge für bestimmte Personen in derselben Liste überschreiben den Standardwert für diese Personen.

Klicken Sie bei gedrückter Control-Taste auf den Kalender in der Seitenleiste und wählen Sie "Freigabeberechtigungen...".

Setzen Sie den Eintrag für die Organisation/Standard auf "Zeit, frei/gebucht".

Stufen Sie individuelle Einträge auf die gleiche Weise herunter, wenn diese Personen keine Details sehen sollen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste im linken Bereich auf den Kalender → "Freigabe und Berechtigungen" und überprüfen Sie jeden Eintrag in der Liste.

Entfernen Sie Personen über das Papierkorb-Symbol. Setzen Sie bei einem Geschäftskonto "Personen in meiner Organisation" auf "Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin" oder "Nicht freigegeben", falls Ihre Organisation dies zulässt.

Öffnen Sie Einstellungen → Kalender → "Freigegebene Kalender" und heben Sie die Veröffentlichung aller veröffentlichten Links auf.

Für einzelne sensible Termine öffnen Sie den Termin und aktivieren Sie "Privat" (das Schloss-Symbol). Selbst Personen mit vollem Zugriff sehen dann nur einen gesperrten Block namens "Privater Termin".

Klicken Sie auf dem Start-Menüband auf "Kalenderberechtigungen". Setzen Sie "Standard" auf "Keine" und entfernen Sie alle Einträge, die Sie nicht kennen.

Vorsicht: "Keine" verhindert auch, dass Kollegen Ihre Verfügbarkeit im Planungsassistenten sehen. "Zeit, frei/gebucht" ist der übliche Kompromiss.

Für einzelne Termine wählen Sie den Termin aus und klicken Sie auf das Schloss-Symbol "Privat" in der Gruppe "Tags" im Menüband.

Klicken Sie bei gedrückter Control-Taste auf den Kalender → "Freigabeberechtigungen..." und entfernen oder stufen Sie jeden Eintrag herunter, den Sie nicht wünschen.

Für einzelne Termine öffnen Sie den Termin und aktivieren Sie den Schalter "Privat" (Vorhängeschloss).

Falls der Kalender jemals veröffentlicht wurde, heben Sie die Veröffentlichung über Outlook im Web auf (Einstellungen → Kalender → "Freigegebene Kalender").

Klicken Sie mit der rechten Maustaste im linken Bereich auf den Kalender und wählen Sie "Freigabe und Berechtigungen".

Die Liste zeigt jede Person und Gruppe mit Zugriff sowie deren genaue Berechtigungsstufe.

Ändern Sie eine Stufe über das Dropdown-Menü oder entfernen Sie den Zugriff über das Papierkorb-Symbol.

Überprüfen Sie dann Einstellungen → Kalender → "Freigegebene Kalender": Jeder dort aufgeführte veröffentlichte Link ist für jeden lesbar, der die URL besitzt. Heben Sie die Veröffentlichung auf, wenn Sie den Link nicht kennen.

Klicken Sie auf dem Start-Menüband auf "Kalenderberechtigungen".

Die Registerkarte "Berechtigungen" listet jeden Benutzer mit Zugriff auf, einschließlich "Standard" (jeder in Ihrer Organisation) und "Anonym".

Passen Sie die Stufen an oder entfernen Sie Einträge und klicken Sie auf OK.

Klicken Sie bei gedrückter Control-Taste auf den Kalender in der Seitenleiste und wählen Sie "Freigabeberechtigungen...".

Das Blatt listet jeden mit Zugriff und dessen Stufe auf. Passen Sie Einträge dort an oder entfernen Sie sie.

Suchen Sie auch nach veröffentlichten Links in Outlook im Web (Einstellungen → Kalender → "Freigegebene Kalender").