Schön, Sie kennenzulernen. Mein Name ist Ethan Brown, ich bin 34 Jahre alt und leite derzeit mein eigenes Unternehmen. Ich bin auch Berater für zwei andere Unternehmen. Mit anderen Worten, ich arbeite mit 3 verschiedenen Organisationen zusammen und muss daher 3 Zeitpläne verwalten. Genauer gesagt 4, wenn du meinen persönlichen Kalender mitzählst.
Um meinen Berufsalltag zu erklären, stellen Sie sich vor, ich jongliere mit drei Bällen, von denen jeder für ein anderes Unternehmen steht. Gleichzeitig versuche ich, einen wichtigen Telefonanruf anzunehmen und eine neue Benachrichtigung erscheint.
Klingt das nach deinem Alltag? Wenn Sie oft das Gefühl haben, dass jeder Arbeitstag zu einem nie endenden Kampf wird, keinen dieser Bälle fallen zu lassen, sind Sie nicht allein. Ich kenne das Gefühl.
Dennoch ist es überwältigend. Es geht nicht darum, dass Fähigkeiten fehlen, es ist einfach so, dass Sie noch nicht die richtigen Tools gefunden oder die bewährten Methoden übernommen haben.
Ich sage nicht, dass Sie zusätzliche Fähigkeiten haben werden, wenn Sie diesen Artikel gelesen haben. Aber ich garantiere, dass Sie wissen, welches Tool Sie zur Verwaltung Ihrer Kalender wählen müssen.
Übrigens Studie 2020 von Pulse zeigt, dass Laut Unternehmensleitern ist die organisatorische Agilität der wichtigste Erfolgsfaktor (35%), gefolgt von der Auswahl der richtigen Technologien für Investitionen (32%) und dem Erwerb der erforderlichen Fähigkeiten (31%).
Anstatt also kalt zu duschen, deine drei Minuten voller Dankesworte aufzuschreiben und deine 10 Minuten Inspiration aufzufrischen, folge mir, während ich dir alles erkläre, was du brauchst, um dorthin zu gelangen.
Häufige Probleme bei der Aufteilung Ihrer Zeit auf verschiedene Unternehmen
Ich arbeite jetzt seit mehreren Jahren mit verschiedenen Organisationen zusammen. Die Herausforderung besteht darin, mein Geschäft auszubauen und gleichzeitig für meine Kunden effektiv zu bleiben. Im Laufe der Zeit habe ich vier häufig auftretende Probleme im Zusammenhang mit Organisation und Planung identifiziert: das Ausbalancieren mehrerer Kalender, die Vermeidung von Doppelbuchungen, die manuelle Verwaltung von Planungsaufgaben und schließlich die Bewältigung der Komplexität technologischer Tools.
Problem 1: Verwaltung mehrerer Kalender
Ich glaube, das Problem, das mein Leben am meisten verdorben hat, war, ständig nacheinander auf meine 4 Kalender zu schauen.. Es war anstrengend und stressig! Ich spreche in der Vergangenheitsform, weil ich dieses Problem gelöst habe mit Synchronisieren Sie die Kalender.
Es ist ein sehr einfaches Tool, das meine verschiedenen Kalender von meinem Gmail-Konto aus synchronisiert. Dadurch muss ich mir bei der Planung nicht mehr 4 verschiedene Blöcke ansehen.
Früher, als ich ein Meeting mit meinem Buchhalter vereinbaren wollte, musste ich alle meine Kalender nacheinander öffnen, um zu überprüfen, ob der von mir gewählte Zeitplan kostenlos war. Aber wie Sie wissen, ist Zeit ein Luxus, den ich nicht habe! Jetzt öffne ich einen Kalender und sehe sofort, ob ich in den anderen Kalendern verfügbar bin, da sie alle miteinander synchronisiert sind.
💡Das kleine Plus von SyncThemCalendars: Synchronisation in Echtzeit. Sie müssen keine Minute warten: Sobald ich eine Änderung an meinem Quellkalender vornehme, kann ich sie in meinen anderen Zielkalendern sehen.
So einfach ist das. Richten Sie einfach eine einmalige Synchronisierung mit 5 Klicks ein:
- Schritt #1: Melden Sie sich mit Ihrer primären Gmail-Adresse an, die als Ihr „Quellkalender“ angegeben wird.
- Schritt #2: Melden Sie sich mit Ihrem sekundären Gmail-Konto (Ihrem „Zielkalender“) an, mit dem Sie Ihr primäres Gmail-Konto synchronisieren möchten.
- Schritt #3: Sobald Sie sich bei allen Google-Kalendern angemeldet haben, die Sie synchronisieren möchten, genügt ein einziger Klick, um den Synchronisierungsvorgang zu starten. Sie haben die Flexibilität, bis zu fünf Gmail-Konten zusammenzuführen. Jede Synchronisierungseinstellung ist anpassbar, sodass Sie die spezifischen Details auswählen können, die in den Kalender kopiert werden, z. B. die Zusammenfassung, Beschreibung, Ort, Sichtbarkeit, Erinnerungen und sogar die Farbe des Kalendereintrags.
- Schritt #4: Es gibt keinen Schritt 4.
Problem 2: Doppelbuchungen vermeiden
Dieses Problem steht in direktem Zusammenhang mit dem vorherigen Problem: Wenn ich mehrere Kalender mit mehreren Kunden oder Teams teile, müssen alle genau sehen, wann ich verfügbar oder nicht verfügbar bin.
Das war ein großer Schmerzpunkt für mich: Bei mehreren Gelegenheiten hatte ich Doppelbuchungen in verschiedenen Kalendern. Das Ergebnis? Ich habe Kunden verloren oder die Geschwindigkeit meines Teams reduziert. Ehrlich gesagt kann ich es ihnen nicht verdenken. Mein Mangel an Organisation bedrohte meine berufliche Glaubwürdigkeit. Wer möchte mit einem Berater zusammenarbeiten, der seinen Zeitplan nicht selbst verwalten kann? Nicht ich, das ist sicher.
Wenn ich jetzt ein Ereignis zu einem Kalender hinzufüge, wird es sofort mit dem Hauptkalender synchronisiert. Wenn das Ereignis verschoben oder gelöscht wird, verschwindet es auch aus meinem Hauptkalender. Ich entscheide, welche Eventfelder aus den einzelnen Kalendern synchronisiert werden sollen, und verwende Farben, um schnell zu ermitteln, aus welchem Kalender die Synchronisation stammt.
Jetzt bin ich sowohl als Berater als auch als Geschäftsinhaber effizienter: Die Ausrichtung all meiner Kalender vereinfacht mir jeden Tag das Leben.
Problem 3: Zeitverlust durch manuelle kalenderübergreifende Planung
Ich ändere meine Meinung: Das war das unerträglichste Problem. Manuelle Planung von Terminen und Besprechungen über mehrere Kalender hinweg:
- ist mühsam. Siehst du die Aufgaben, die du auf unbestimmte Zeit aufschiebst, weil du keine Lust hast, sie zu erledigen?
- ist extrem zeitaufwändig. Jede Minute, die für die manuelle Anpassung von Zeitplänen aufgewendet wird, ist eine verlorene Minute, die für produktivere Aufgaben hätte genutzt werden können.
- erhöht das Risiko menschlicher Fehler.
Meiner Meinung nach ist Automatisierung die Lösung, um die Zeitverschwendung bei der manuellen Planung zu reduzieren. Die Auswirkungen auf die psychische Gesundheit sollten nicht unterschätzt werden! Die psychische Belastung, mehrere Zeitpläne im Auge zu behalten, kann überwältigend sein und zu erhöhtem Stress und Burnout führen. Es ist mir passiert. Früher habe ich so viel Zeit damit verbracht, meine Kalender zu überprüfen und immer wieder zu überprüfen, in der ständigen Angst, ein wichtiges Meeting zu verpassen oder Termine zu wiederholen.
Ich habe dieses Problem nicht mehr. SyncThemCalendars vereinfacht die Verwaltung meiner vielfältigen Verpflichtungen und stellt auch ein gewisses Gleichgewicht in meinem Berufsleben wieder her, indem es mir ermöglicht um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, anstatt sich in administrativen Details zu verlieren.
Problem 4: Komplexität der Tools
Ich denke, das ist die Stärke von SyncThemCalendars. Elena Mora schrieb: „Das ist alles, was wir tun, und wir machen es gut.“
Ich stimme zu: Die Funktionen wurden speziell für eine bestimmte Verwendung entwickelt, und das Tool erledigt dies effizient. Tools zur Kalendersynchronisierung gibt es 2024 in Hülle und Fülle. Es gibt einige hervorragende. Das häufigste Problem bei vielen dieser Tools ist ihre Komplexität in der Verwendung, wie Elena in dem Artikel erklärte Die 5 besten Apps zur Kalendersynchronisierung im Jahr 2024.
Also SyncThemCalendars ist ein sehr einfach einzurichtendes und zu verwendendes Tool. Ich benötige keine technischen Kenntnisse, und zum Glück nicht, denn meine wahren Fähigkeiten liegen woanders. Mit nur wenigen Klicks richte ich eine einzigartige und vollständig anpassbare Synchronisation ein, sobald ich mich anmelde. Einfach, schnell, effizient, keine Zeitverschwendung.
Bewährte Methoden für die Verwaltung mehrerer Kalender
Hier gebe ich Ihnen die drei wichtigsten Tipps, von denen ich wünschte, ich hätte sie vor ein paar Jahren gehört. Manche scheinen so einfach zu sein, aber sie sind so wichtig!
Schütze deine Privatsphäre
Das Synchronisieren verschiedener Kalender bedeutet absolut nicht, Ihre Privatsphäre aufzugeben! Ich wähle aus, welche Ereignisse in meinen Kalendern erscheinen sollen, indem ich die Synchronisation anpasse.
Ohne Zweifel ist mein bevorzugter Anwendungsfall, dass ich Familienveranstaltungen oder Nichtverfügbarkeiten in meinem persönlichen Kalender buchen kann und das Zeitfenster automatisch in meinem Arbeitskalender blockiert wird. Außerdem kann ich mich dafür entscheiden, die Veranstaltungsdaten auszublenden. Auf diese Weise kann niemand wissen, ob ich zum Zahnarzt oder zum Arzt gehe.
Ich kann die Felder „Zusammenfassung“, „Beschreibung“ und „Standort“ ändern, zum Beispiel in „Nicht verfügbar“. Das sehe ich in meinem persönlichen Kalender:
Folgendes sehen mein Kunde oder meine Teamkollegen:
Großartig, nicht wahr?
Arbeiten Sie mit Ihren Kollegen überall auf der Welt zusammen
Dies ist ein Anwendungsfall, auf den ich vor einigen Monaten gestoßen bin: Ich habe mein Geschäft über die USA hinaus ausgedehnt. Ich arbeite jetzt mit englischen und australischen Kunden zusammen. Das ist großartig für Unternehmen, aber die verschiedenen Zeitzonen erschwerten die Dinge zunächst.. Ich habe lange nach einer Lösung gesucht, die Kalender automatisch über Zeitzonen hinweg synchronisiert, sodass ich die Terminplanung über Zeitzonen hinweg automatisieren kann. Es war eine Erleichterung, SyncThemCalendars zu finden.
Blockiere Zeit für dich
Dies ist mein letzter Tipp und vielleicht der wichtigste. Da ich mir die Zeit nehme, um an einer bestimmten Aufgabe zu arbeiten, unterbreche ich in der Tat den Kreislauf der Unterbrechungen und Ablenkungen, sodass ich mich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren kann.
Andere Experten bestätigen dies. Kevin Kruse, Autor von 15 Geheimnisse, die erfolgreiche Menschen über Zeitmanagement kennen, ist der Ansicht, dass die erfolgreichsten Profis keine To-Do-Listen verwenden, sondern darüber diskutieren, wie sie ihre Kalender organisieren.
Das mache ich, und die Art und Weise, wie ich meine Kalender organisiere, bedeutet, Zeit zu gewinnen, um effektiv zu arbeiten. Ich bin Berater und Unternehmer: Wenn ich mir diese Zeit nicht gebe, wird es niemand anderes tun.
PS: es gibt auch wirklich gute Ressourcen für das Multi Ventures Abenteuer verfügbar auf der breakfastleadership.com Webseite. Ich kann es nur empfehlen!
