Calendrier libre/occupé en 2026 : comment partager sa disponibilité entre Google, Outlook et Microsoft 365

Oui, vous pouvez partager votre disponibilité libre/occupé avec Google Calendar, Outlook et Microsoft 365.

Non, vous n’êtes pas la seule personne à être confuse par la différence entre le partage de calendrier et le partage de disponibilité libre/occupé.

En résumé, la plupart des plateformes de calendrier prennent en charge la planification libre/occupé, mais le processus de configuration, les autorisations et les paramètres de visibilité peuvent varier d’un système à l’autre.

👉 Nous avons également comparé Google Calendar vs Outlook Calendar en détail.

Comment utiliser un calendrier libre/occupé avec SyncThemCalendars

Avec SyncThemCalendars, vous pouvez contrôler si les événements synchronisés doivent bloquer votre disponibilité dans le calendrier cible ou non, grâce à deux fonctionnalités complémentaires :

• le paramètre Disponibilité,
• le nouveau système de filtrage des événements « occupé ».

Le paramètre « Disponibilité »

Le paramètre Disponibilité vous permet de définir comment un événement provenant du calendrier source apparaît dans le calendrier cible du point de vue de la disponibilité.

Il existe deux statuts possibles :

1. Occupé : un événement marqué comme occupé bloque le créneau horaire et empêche la planification de rendez-vous. Cela indique que vous n’êtes pas disponible.
2. Libre : un événement marqué comme libre reste visible dans le calendrier, tout en gardant le créneau horaire disponible pour planifier des réunions ou des rendez-vous.

Exemple

Vous synchronisez votre calendrier personnel avec votre calendrier professionnel. Vous pouvez choisir d’afficher tous les événements synchronisés comme libres.

➡️ De cette façon, vos collègues peuvent voir que vous avez déjà quelque chose de prévu, tout en étant en mesure de réserver une réunion pendant ce créneau horaire si nécessaire.

💡 Nos articles complets dédiés au paramètre Disponibilité, disponibles ici et ici, peuvent vous aider à mieux comprendre son fonctionnement. Vous pourriez également être intéressé par notre article sur « Comment filtrer les événements lors de la synchronisation des calendriers ».

Le filtre « Occupé »

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet d’exclure certains événements de la synchronisation en fonction d’un mot-clé trouvé dans leur titre. Elle est particulièrement utile pour créer des créneaux occupés.

Pourquoi l’avons-nous créée ? Parce que certains utilisateurs (Salut Gabriel 👋) voulaient :

• continuer à bloquer des créneaux horaires dans un calendrier spécifique,
• sans que ces créneaux horaires n’apparaissent dans d’autres calendriers.

Exemple :

Votre calendrier Freelance contient à la fois des réunions clients et des créneaux « occupés » personnels.

Vos calendriers Travail et Personnel doivent recevoir les réunions freelance, MAIS PAS les créneaux « occupés ».

Comment cela fonctionne-t-il ?

Étape 1 : dans votre calendrier source, ajoutez vos événements comme d’habitude.

Par exemple : Réunion client, Revue de design, occupé, Occupé.

Les événements occupés représentent les créneaux horaires que vous souhaitez conserver uniquement dans ce calendrier.

Étape 2 : Accédez aux paramètres de la synchronisation concernée, puis recherchez la section Filtres.

Étape 3 : Ajoutez le mot-clé à exclure.

Dans Filtres, ajoutez le mot-clé « occupé ». Tous les événements dont le titre contient ce mot-clé ne seront pas synchronisés vers le calendrier cible.

Étape 4 : vérifiez le résultat. Après la synchronisation :

✅ Les événements comme Réunion client ou Revue de design seront synchronisés.

❌ Les événements contenant occupé dans leur titre seront ignorés.

💡 Important : les filtres sont sensibles à la casse. Les filtres distinguent :

• occupé,
• Occupé,
• OCCUPÉ.

Ce sont trois valeurs différentes. Donc, selon la façon dont vous nommez vos événements, vous devrez peut-être ajouter plusieurs variantes.

Comment utiliser le libre/occupé dans Google Calendar

En 2026, avec Google Calendar, le système « libre/occupé » fonctionne toujours sur le même principe de base. Vous pouvez partager :

• soit uniquement votre disponibilité (« Libre » / « Occupé ») ;
• soit plus d’informations sur vos événements, comme leurs titres, leurs heures ou des détails spécifiques, selon le niveau d’autorisation accordé.

Comment faire ?

Étape 1 : Ouvrez Google Calendar.

Allez sur https://calendar.google.com

Connectez-vous à votre compte Google.

Étape 2 : Ouvrez les paramètres du calendrier. Dans la barre latérale gauche :

• trouvez votre calendrier,
• cliquez sur les trois points,
• sélectionnez « Paramètres et partage ».

Étape 3 : Faites défiler jusqu’à : « Partager avec des personnes ou des groupes spécifiques ».

Cliquez sur « Ajouter des personnes et des groupes ».

Entrez une adresse Gmail.

Étape 4 : Choisissez le niveau d’autorisation correct.

Sélectionnez « Afficher uniquement les informations libre/occupé » (masquer les détails). Cela permet aux gens de :

• vérifier votre disponibilité,
• planifier des réunions,
• éviter les conflits,

sans accéder aux informations privées.

💡 Bon à savoir : Dans Google Workspace, un administrateur peut empêcher le partage externe, certains niveaux de visibilité et l’accès libre/occupé en dehors de l’organisation.

Comment utiliser le libre/occupé dans Outlook et Microsoft 365

En principe, c’est très similaire à Google Calendar. Cependant, il existe également des différences significatives, car Microsoft 365 / Outlook / Exchange a toujours été plus orienté vers les entreprises, et est donc plus fortement géré et plus complexe.

Version rapide

Avec Outlook / Microsoft 365 :

1. Ouvrez votre calendrier.
2. Accédez aux paramètres de partage.
3. Ajoutez une personne.
4. Sélectionnez Peut voir quand je suis occupé.
5. Elle pourra voir votre disponibilité, mais pas les détails de l’événement.
6. L’Assistant Planification utilise ensuite ces informations pour trouver un créneau horaire adapté à tout le monde.

Version complète

Étape 1 : Ouvrez Outlook Calendar, puis accédez à votre calendrier. Vous pouvez le faire depuis :

• Outlook sur le web,
• le nouvel Outlook,
• Outlook bureau.

Étape 2 : Dans la vue calendrier, recherchez « Partager le calendrier » ou « Partage et autorisations ».

Étape 3 : Ajoutez la personne avec laquelle vous souhaitez partager :

• Entrez son adresse e-mail ou son nom,
• Sélectionnez le contact correct dans la liste.

Étape 4 : Choisissez le niveau de détail que la personne peut voir :

• Peut voir quand je suis occupé → disponibilité uniquement.
• Peut voir les titres et les emplacements → détails limités.
• Peut voir tous les détails → visibilité complète.

Étape 5 : Utilisez l’Assistant Planification pour trouver une heure de réunion.

• Créez une nouvelle réunion.
• Ajoutez des participants.
• Ouvrez l’Assistant Planification.
• Outlook vérifie la disponibilité de chacun.
• Vous choisissez un créneau horaire où les gens sont libres.

Étape 6 : Vérifiez le statut de l’événement : Libre ou Occupé.

Chaque événement de calendrier peut affecter votre disponibilité.

• Si un événement est marqué comme Occupé, il bloque votre calendrier.
• S’il est marqué comme Libre, les gens peuvent toujours vous voir comme disponible.

Donc, pour les réunions importantes, les rendez-vous, le temps de concentration ou le temps de trajet, assurez-vous que l’événement est marqué comme Occupé.

FAQ

Que dois-je saisir dans les champs Temps minimum et Temps maximum ?

Les champs Temps minimum et Temps maximum définissent la plage horaire dans laquelle le système recherche des créneaux de réunion disponibles. Ces paramètres aident à :

• éviter de planifier des réunions trop tôt ou trop tard,
• correspondre aux heures de travail,
• réduire les conflits de planification inutiles.

Les résultats de disponibilité exacts peuvent varier légèrement entre Google Calendar et Microsoft 365 car chaque plateforme gère les statuts et les autorisations de calendrier différemment.

Est-ce qu’une bonne idée de créer un calendrier public « Occupé » ?

Techniquement, oui, certains utilisateurs créent un calendrier public « Occupé » séparé qui reflète automatiquement la disponibilité de leurs calendriers privés.

Cependant, cette approche peut rapidement devenir difficile à maintenir. L’utilisation de scripts ou d’automatisations personnalisées peut introduire :

• des retards de synchronisation,
• des problèmes d’autorisation,
• des événements en double,
• des incohérences de fuseau horaire,
• et un travail de maintenance supplémentaire.

Dans la plupart des cas, l’utilisation d’un outil de gestion de disponibilité dédié comme SyncThemCalendars est nettement plus simple. Au lieu de maintenir manuellement un calendrier public « Occupé » séparé, SyncThemCalendars peut synchroniser automatiquement la disponibilité sur plusieurs calendriers tout en gardant les détails des événements privés masqués.

Qu’est-ce que occupé et libre dans Google Calendar ?

Dans Google Calendar, chaque événement peut être marqué comme Occupé ou Libre. Ce paramètre contrôle si l’événement bloque votre disponibilité pour la planification de réunions.

Quel est le meilleur calendrier gratuit à utiliser ?

Le meilleur calendrier gratuit dépend de vos besoins.

Google Calendar est généralement la meilleure option pour une utilisation personnelle et une collaboration simple.

Outlook / Microsoft 365 est meilleur pour la planification professionnelle et d’entreprise.

Apple Calendar fonctionne bien au sein de l’écosystème Apple.

Comment afficher libre/occupé dans le calendrier Outlook ?

Ouvrez votre calendrier Outlook, accédez à Partage et autorisations, puis sélectionnez « Peut voir quand je suis occupé ». Cela partage votre disponibilité sans exposer les détails des événements privés. Consultez le tutoriel détaillé ci-dessus pour le processus de configuration complet.

Que signifie « afficher comme occupé ou libre » sur un calendrier iPhone ?

Sur le calendrier iPhone, le paramètre « Afficher comme » contrôle si un événement bloque votre disponibilité.

• Occupé signifie que d’autres personnes peuvent vous voir comme indisponible pendant cette période.
• Libre signifie que l’événement reste sur votre calendrier, mais que vous apparaissez toujours comme disponible pour la planification.

Quelle est la différence entre le partage de calendrier et le partage libre/occupé ?

Le partage de calendrier et le partage libre/occupé ne sont pas la même chose.

Le partage libre/occupé : montre seulement si vous êtes :

• disponible,
• occupé,
• ou indisponible.

Les gens peuvent voir votre disponibilité, mais pas les détails de vos événements privés.

Le partage de calendrier peut donner accès à :

• des titres d’événements,
• des détails de réunion,
• des emplacements,
• des notes,
• des participants,
• ou même des autorisations de modification.

La visibilité exacte dépend du niveau d’autorisation que vous choisissez.

En résumé :

• Partage libre/occupé = disponibilité uniquement.
• Partage de calendrier = accès au contenu du calendrier.