Vor einiger Zeit war ich richtig sauer. Wenn Sie mich schon einmal gelesen haben, wissen Sie bereits, dass ich für eine Reihe von verschiedene Unternehmen und dass ich natürlich mehrere Kalender zu verwalten habe.
Also wollte ich mehrere Outlook-Kalender miteinander synchronisieren. Als ich Chat GPT 4 fragte, ob das möglich sei, sagte es mir Folgendes:
„Ja, es ist möglich, mehrere Outlook-Kalender miteinander zu kombinieren.“ Meint er das ernst? 🤨 Sind wir uns einig, dass es bei der Synchronisation nicht nur darum geht? Ich werde später einen bestimmten Artikel schreiben, um alles über Synchronisation zu verstehen.
Aber meine Priorität heute ist es, zu erklären, was ich über die Synchronisation zwischen verschiedenen Outlook-Kalendern verstanden habe. Spoiler-Warnung: Outlook bietet diese Funktion nicht an. Das tut es auch nicht Google-Kalender, übrigens. Also werde ich meine Lösung mit Ihnen teilen.
Warum muss ich meine verschiedenen Outlook-Kalender synchronisieren?
Ich brauche es, um mein Leben zu vereinfachen, sowohl in Bezug auf das Zeitmanagement als auch in Bezug auf die Zusammenarbeit mit meinen Kunden.
Vereinfache mein Zeitmanagement
Es ist erstaunlich, wie die falschen Werkzeuge meine Arbeitsfähigkeit beeinträchtigen können. Hier sind einige der Probleme, auf die ich gestoßen bin:
- Zeit verschwenden: Ich verschwende viel Zeit damit, jeden Kalender nacheinander zu öffnen. Das ärgert mich und macht mich weniger effizient. Außerdem verschwende ich Zeit damit, nach ineffektiven Lösungen zu suchen, mir Tutorials zur Outlook-Konfiguration anzusehen oder Microsoft-Supportinformationen zu lesen.
- Die Unmöglichkeit, einen Outlook-Kalender mit einem Google-Kalender zu synchronisieren : nein, ich wähle nicht die „Kalender“ meiner Kunden! Ich arbeite mit Outlook, aber viele Kunden bevorzugen Google Calendar. Sie werden keinen neuen Kalender für mich erstellen, oder?
Vereinfachen Sie die Zusammenarbeit mit meinen Kunden und Kollegen
Die manuelle Planung jedes Termins und jeder Veranstaltung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Das Risiko von Duplikaten und sich überschneidenden Ereignissen ist konstant. Glauben Sie mir, es ist mir passiert: Es gibt nichts Vergleichbares, was Ihre Glaubwürdigkeit in den Augen Ihrer Kollegen untergraben könnte! Wenn ich meinen eigenen Zeitplan nicht verwalten kann, wie erwarten Sie dann, dass sie mir den Rest anvertrauen?
Ich höre auf zu meckern. Bevor wir meine Lösung erläutern, wollen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten von Outlook ansehen, die Chat GPT fälschlicherweise als plattformübergreifende Synchronisation betrachtet.
Die Einschränkungen von Outlook
Hier ist was Ausblick tut es wirklich. Um nicht in böser Absicht zu sein, es gibt Möglichkeiten. Es ist nicht das, was ich brauche, aber es ist da.
Kalender-Overlay
Das Kalender-Overlay ist ein rein visuelles Feature: Es bietet eine kombinierte Ansicht, synchronisiert aber keine Kalender miteinander. Jeder Kalender bleibt anders, und Änderungen in einem Kalender werden nicht automatisch in den anderen übernommen.
Eine Ansicht, mehrere Kalender: Die Ereignisse aus den einzelnen Kalendern werden übereinander angezeigt, mit unterschiedlichen Farben für jeden Kalender, sodass Sie sehen können, wo sich Ereignisse überschneiden.
Die Handhabung ist je nach Outlook-Version unterschiedlich und wird auf der Microsoft-Supportseite erklärt. Zeigen Sie mehrere Kalender gleichzeitig in Outlook an.
Eine Kalendergruppe erstellen
Ähnlich der vorherigen Funktion, aber mit einem Unterschied. Beim Erstellen einer Kalendergruppe werden Kalender nicht auf die gleiche Weise visuell zusammengeführt wie beim Überlagern. Stattdessen Diese Funktion öffnet mehrere Kalender, die nebeneinander angezeigt werden (oder in separaten Tabs, abhängig von Ihrer Bildschirmkonfiguration). Jeder Kalender bleibt in einem eigenen Bereich des Bildschirms, sodass Sie Kalender vergleichen können, ohne sie visuell zu überblenden.
Die Überlagerung eignet sich vor allem für die Bewertung der Gesamtverfügbarkeit und potenzieller Konflikte zwischen Ereignissen in verschiedenen Kalendern, während die Gruppenansicht nützlich ist, um eine klare Trennung aufrechtzuerhalten, Kalender parallel anzuzeigen und die Verwaltung mehrerer Kalender zu erleichtern, ohne dass überlappende Ereignisse direkt verglichen werden müssen.
In beiden Fällen dies sind einfache Anzeigeoptionen das interessiert mich nicht: Ich muss ein Ereignis in allen meinen Kalendern berücksichtigen.
Kalender teilen
Sie können Ihren Kalender mit anderen Outlook-Benutzern teilen. Durch Anpassen der Berechtigungen können Sie steuern, wer den Kalender anzeigen oder ändern kann. Elena hat dies in einem umfassenden Artikel zum Verständnis von Outlook detailliert beschrieben.
Zum Beispiel ist es für mich als CEO nützlich, weil mein Assistent sehen kann, wann ich frei bin und Termine vereinbaren kann.
Das Problem ist, dass ein Kunde direkt einen Termin mit mir vereinbaren kann Ich müsste ihnen eine sehr hohe Genehmigung erteilen, nämlich die Änderung meines Kalenders, und die Idee gefällt mir nicht.
Kalender importieren und exportieren
Um Ereignisse von einem Kalender mit einem anderen zu synchronisieren, können Sie die Import- und Exportfunktionen verwenden. Exportieren Sie den Originalkalender im ICS-Format und importieren Sie ihn dann in den Zielkalender.
Das Problem ist, dass Sie diesen Kalender nur anzeigen und nicht direkt in Outlook bearbeiten können. Es ist wie ein Foto zu machen.
Hoffentlich habe ich gehört, dass SyncThemCalendars etwas kocht...
HÄNSELN:
