カレンダーが「テトリス」モードになっていて、適切なスロットが見つからずに会議が積み重なっているように感じたことはありませんか？あなたは一人じゃない！
しかし、心配はいりません。少し調整するだけで、コントロールを取り戻し、それらのブロックがクラッシュするのを防ぐことができます。
👉 ゲームに勝つ準備はできていますか？ここでは、特に組織内で、Outlook カレンダーを使用して空き状況を最適に管理する方法をご紹介します。
私はユーザーです。Outlook 予定表で空き状況を管理するにはどうすればいいですか？
個人アカウントからビジネスアカウントへの空き状況を共有する
個人用 Outlook 予定表を組織内の別の個人アカウントまたはビジネスアカウントと直接共有することはできません。
しかし、なぜ？個人用 Outlook カレンダーと業務カレンダーは、それぞれ異なる環境で動作します。ビジネス Outlook カレンダーは、以下に基づいています。 マイクロソフトエクスチェンジ または オフィス 365 特定のプロトコルを使用するサーバー。
まあ... 良いスタートではありません！しかし、この制限を回避する方法は常にあります！
最も効果的な方法は空き状況の共有です。これにより、ビジネスアカウントは、個人的なイベントの詳細を公開することなく、空き時間や忙しい時間を確認できます。
👉 どうやってやるの？
個人用 Outlook カレンダーを開きます。[予定表の共有] オプションを選択します。ビジネス用メールアドレスを入力し、権限を「空き時間情報のみ表示」に設定します。これにより、仕事用アカウントから忙しい時間を確認できます。
個人カレンダーを公開する
カレンダーを公開すると、共有可能なリンクが作成されます。このリンクがあれば、誰でもカレンダーを閲覧できます。空き時間情報 (空き時間情報) のみを共有するか、より詳細なイベント情報を共有するかを選択できます。
💡 役に立つヒント: 個人カレンダーは次の場所でのみ表示されます 読み取り専用モード プロのカレンダーに。つまり、イベントを表示することはできますが、 修正しない 仕事用アカウントからのものです。
次に進む方法は次のとおりです。
- 個人アカウントから [設定] をクリックし、[すべてのOutlook設定を表示] をクリックします。
- [カレンダー] > [共有カレンダー] を選択します。共有したいカレンダーを選択します。
- [空き時間のみ] (空き時間あり) または [すべての詳細] のどちらかの権限を選択します。
- 生成された ICS リンクをコピーします。
- 次に、仕事用カレンダーに移動し、[カレンダーを追加] をクリックして、[インターネットから] を選択します。ICS リンクを貼り付けます。カレンダーはカレンダービューに表示されますが、読み取り専用モードになります。
空き時間帯の指定
Outlook 予定表では、空き時間に応じて曜日ごとにタイムスロットを指定できます。この機能を使用すると、会議やその他のイベントの計画に役立ちます。 就業時間 特徴。
👉 どうやってやるの？ Outlook カレンダーの設定にアクセスします。カレンダー設定を開いたら、曜日ごとに勤務時間を設定できます。
例:木曜日:正午～午後8時金曜日:午前8時～午後4時
他の人は何を見ているの？誰かがあなたの勤務時間外に会議をスケジュールしようとすると、Outlook はあなたが勤務時間外であることを主催者に通知します。
他の人は何を見ているの？ 誰かがあなたの勤務時間外に会議をスケジュールしようとすると、Outlook はあなたが勤務時間外であることを主催者に通知します。
💡 知っておくべき小さなこと: とは異なり グーグルカレンダー、Outlook では、勤務時間外の会議の作成が自動的にブロックされることはありません。Outlook では、勤務時間外に会議が予定されている場合でも、特定の通知は送信されません。
だから、 チームグーグルまたはチームアウトルック?
また、Outlookで複数のカレンダーを使用する場合はどうなりますか？ 勤務時間は自動的に同期されません。つまり、カレンダー間のコンフリクトを管理することがより重要だということです。 表示 勤務時間の自動同期に頼るのではなく、複数のカレンダーを並べて表示できます。
💡 追加のヒント！
空き状況を使用する:特定の時間帯のステータスを「忙しい」、「空いている」、「不在中」、または「不在」に設定します。これは、あなたが不在であることを他の人に知らせるのに役立ちます。
自動コンフリクトチェックでスケジュールのコンフリクトを回避
ザの スケジューリングアシスタント 機能は主に Microsoft Exchange または Microsoft 365 を使用する業務カレンダーで使用できます。スケジュールアシスタントは、全員の空き状況をリアルタイムで確認し、競合が見つかった場合は新しい時間を提案します。
どのような仕組みですか？ Outlook で会議を作成するときに、[スケジュールアシスタント] オプションをクリックします。参加者を会議に追加します。カラーコード (白:無料、薄いグレーのドット付きの行:忙しい、水色のストライプ:仮設定、濃い青:勤務時間外、ピンクの十字の付いた行:データがないか、未定義) を使用して参加者がいるかどうかを確認します。自動提案機能を使って適切な時間を設定してください。
私は管理者です。会社のカレンダーの空き状況を管理するために Outlook カレンダーでできることは何ですか？
パワーへようこそ！✊
組織レベルでのカレンダー共有の管理
ユーザーは組織内外でカレンダーをどのように共有できますか？4 つの選択肢があります。
内部共有:
- すべてのカレンダーを組織内の他の従業員に自動的に表示するかどうかを決定します。
- 共有は、空き時間の簡単な表示 (空き時間/空き時間) に限定することも、より詳細な共有を許可することもできます。
外部共有:
- カレンダーを組織外の人と共有できるかどうかを決定します。ICS リンクまたは会議招待状を使用して、予定表の共有をブロックまたは制限できます。
- 外部ユーザーのアクセスレベルを指定できます。たとえば、空き時間ステータスにのみアクセスしたり、イベントの詳細にフルアクセスしたりできます。
💡 役に立つヒント: 外部ユーザーは、個人カレンダーを持っているあなた自身かもしれません！
勤務時間設定の管理
次のいずれかを構成できます 既定の勤務時間 組織全体に適用することも、従業員にパーソナライズさせることもできます。
専門家の洞察：複数のカレンダーで空き状況を管理するには？
アウトルックカレンダーの制限について
ご存知のように、ビジネスカレンダーを個人用のカレンダーと共有したり、その逆を行ったりするのは簡単ではありません。表示も制限されることがあります。
だから、話さないようにしよう 同期!
同期手段 あるカレンダーから別のカレンダーへのイベントのコピー。つまり、一方のカレンダーでイベントを変更すると、その変更はすぐに他方のカレンダーにも反映されます。
そして、それはOutlookカレンダーのネイティブ機能では不可能です。幸い、解決策があります。
SyncThemCalendarsが行うこと
これは1つのことを行い、しかもうまく機能します。 さまざまなカレンダーを同期します。
簡単に言うと、1つのカレンダーのイベントを追加または変更するたびに、SyncThemCalendarsは、同期先のカレンダーがユーザーの介入なしにすぐに更新されるように機能します。
その操作は チャイルド・プレイ: ターゲットカレンダーからソースカレンダーへの同期を作成します。SyncThemCalendars では、変更したりそのままにしたりできる 7 つの設定が用意されています。目標は、ソースカレンダーのイベントをターゲットカレンダーにどのように表示するか (概要、説明、場所、表示、空き状況、リマインダー、色) を正確に決定することです。
ザ・」空室状況」設定は特に便利です。ソースカレンダーのイベントで予定をブロックするかどうかを決めることができます。たとえば、ステータスを「予定あり」に設定すると予約ができなくなり、「無料」に設定すると他のユーザーが会議をスケジュールできるようになります。
下のスクリーンショットでわかるように、私の個人カレンダー（私のソースカレンダー）では、たとえば、午前7時30分から午後5時までのかなり広い時間枠で、さまざまなアイテムが配達されることを期待しています。その日は自宅で仕事をしているからです。しかし、それは私が一日中立ち往生することになるということでしょうか？
もちろん違います、私は模範社員です！私の仕事への献身は揺るぎないので、いつでも対応でき、親愛なる同僚も簡単に会議のスケジュールを立てることができます。
結論
個人カレンダーを仕事用のカレンダーと共有するときの空き状況を管理するには、SyncThemCalendarsを検討してください。
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また、ターゲットカレンダーとソースカレンダーの同期を微調整する必要がある場合に備えて、さまざまな表示設定も用意されています。
